Uma boa gestão documental não é fundamental apenas para os gestores e colaboradores que atuam no setor público. É fato que toda a operação interna depende de uma organização adequada nesse aspecto, mas os cidadãos também podem se beneficiar muito quando seu município sabe lidar adequadamente com todo o fluxo de documentos que recebe no dia a dia.

Assim como previsto na Lei Nº 12.527 de 18 de novembro de 2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação, todos os órgãos públicos têm o dever de ser transparentes com a população sob a sua gestão. Isso significa que os munícipes têm o direito de estar bem informados a respeito de quaisquer informações de conhecimento público, incluindo o acesso à documentação que não tenha nenhum grau de sigilo.

Para que essa lei possa ser devidamente respeitada, é essencial que os arquivos públicos sejam organizados e disponibilizados de uma forma simples e acessível, permitindo que qualquer parte interessada consiga consultá-lo à vontade. É para isso que estratégias como a Tabela de Temporalidade existem, pois facilitam todo esse processo.

O segredo de uma boa gestão documental

Devido ao alto fluxo de documentos, categorizar tudo e armazenar somente o que é mais importante pode se tornar um verdadeiro desafio para os gestores. Além de interferir no andamento dos diversos processos burocráticos entre os diferentes setores do município, também atrapalha o cidadão que deseja consultar qualquer documento público.

Os arquivos físicos tendem a ficar superlotados rapidamente, principalmente devido ao fato de o fluxo de papelada ser interminável. Então todos os dias novos documentos se unem aos antigos, por isso é indispensável contar com uma estratégia de categorização documental, buscando separar os documentos em grupo para posteriormente aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

Essa etapa é chamada de Plano de Classificação, em que gestores de diferentes setores se reúnem para separar os documentos de acordo com categorias que facilitem seu acesso. Os critérios dependem da estratégia utilizada, mas tudo leva a um único destino: a Tabela de Temporalidade.

Aqui, os gestores devem avaliar o prazo de validade de cada documento para definir sua importância a longo prazo. Geralmente, esta etapa é classificada em três fases: corrente (documentos importantes que são utilizados com frequência), intermediária (documentos importantes que podem ser arquivados) e permanente (tudo que vai para os arquivos municipais).

Uma vez que a metodologia for aplicada corretamente, é possível fazer uma grande limpeza nos arquivos públicos, eliminando tudo que for descartável e mantendo só aquilo que possui algum valor histórico. Os documentos que se encaixam na categoria “permanente” são os de interesse da população, então tudo isso tem impacto direto na transparência da gestão com o público.

O papel da tecnologia

Já sabemos que a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é indispensável para a organização dos arquivos e disponibilização dos documentos mais importantes, mas ainda resta a questão: como garantir uma via de acesso eficaz ao acervo público? É aqui que entra o papel da tecnologia.

Com soluções como o DOC+ Simples da OM30, todo esse acervo é digitalizado e convertido para um sistema online, já incluindo todas as categorias necessárias para facilitar as pesquisas. Dessa forma, a população ganha acesso virtual aos documentos públicos do seu município, podendo conferir de qualquer dispositivo com acesso à internet sem dificuldades. 

Além de garantir o cumprimento da Lei de Acesso à Informação com praticidade e eficiência, também facilita as consultas internas e eterniza documentos antigos, já que arquivos digitais não sofrem alterações físicas causadas pelo tempo. O DOC+ Simples é a solução definitiva para a gestão documental de qualquer município!

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