A tecnologia mudou irreversivelmente o mundo. Podemos observar tais mudanças em nosso cotidiano, com a chegada das redes sociais e a facilidade de acesso a inúmeros conteúdos na internet, por exemplo, mas também é possível observá-la nas instituições públicas. A transformação digital é uma solução que cresceu exponencialmente após a pandemia da COVID-19 e a necessidade de adaptação ao novo formato de trabalho, com o surgimento do home office.

Esta crise desencadeou mudanças muito significativas quanto ao modo que as empresas de todos os setores operam. De acordo com uma pesquisa global realizada pela McKinsey, algumas empresas aceleraram a digitalização de suas interações com clientes e cadeia de suprimentos, bem como de suas operações internas, em três a quatro anos para se adaptarem à nova realidade.

Impactos da transformação digital na gestão pública

Com o surgimento da transformação digital, empresas públicas e privadas passaram a utilizar ferramentas tecnológicas para inovar e gerir melhor as atividades da instituição. Antes mesmo da pandemia, uma Pesquisa de Informações Básicas Municipais (MUNIC) de 2019 evidenciou que, dos 5.570 municípios brasileiros, 5.480 têm algum tipo de serviço de atendimento ao público à distância, sendo a internet o meio de comunicação utilizado por 89% deles.

Esses dados revelam que já existem recursos capazes de otimizar funções e atividades prestadas ao público. Os benefícios ultrapassam o âmbito econômico, afetando também o acesso à cidadania e aos direitos sociais, melhorando o atendimento aos munícipes como um todo, assim como a inclusão financeira e a participação social.

Por meio de soluções tecnológicas e planejamentos personalizados, muitos municípios começaram a apostar no potencial de mudança em prol dos avanços da tecnologia para atender às demandas da população por serviços mais eficazes e rápidos, adotando iniciativas que buscam atender a esse constante desejo populacional. As aplicações e as automatizações são inúmeras e analisadas individualmente para cada gestão.

O papel da digitalização e da automação de processos

Além do comprovante físico de vacinação contra a COVID-19, os municípios passaram a disponibilizar este documento virtualmente também, inserindo outras vacinas tomadas a partir de então em um mesmo ambiente virtual. Este cenário reforça que a digitalização de serviços públicos não foi inserida apenas como uma alternativa momentânea, mas sim representando uma inovação da qual a esfera pública municipal pode ser uma das principais beneficiadas.

Acompanhar o avanço tecnológico é uma ótima oportunidade para promover uma gestão pública de excelência. No entanto, se adaptar ao digital não significa simplesmente digitalizar os documentos em papel, é preciso elaborar uma estratégia eficaz para incluir seus ativos eletrônicos: é aí que a OM30 entra!

O sistema de Gestão Documental da OM30 é uma solução completa de gestão de arquivos do município, pois além de atuar na digitalização de documentos, também organiza e preserva os arquivos físicos.

Através da nossa solução, os municípios têm todo o seu arquivo padronizado, concentrado e digitalizado, de modo que a população os tenha à disposição, a qualquer momento e a qualquer documento que deseje acessar, conforme previsto na Lei de Acesso à Informação.

Etapas para uma boa digitalização e automação

Com oito passos simples, a eficácia da gestão do seu município pode mudar significativamente. Saiba quais os processos internos para proporcionar mais qualidade ao atendimento dos munícipes:

1. Organização física de documentos
2. Catalogação eletrônica de documentos
3. Auditoria documental
4. Tabela de temporalidade
5. Digitalização de documentos
6. Controle de qualidade
7. Indexação
8. Automação de processos

O primeiro passo para adaptar sua gestão à transformação digital é contar com quem entende do assunto e já possui expertise na área, como na OM30. Para entender detalhadamente como funciona cada uma das etapas e todos os cuidados que oferecemos, acesse aqui um exemplo prático que gravamos acerca da digitalização de documentos que efetuamos em Cotia, município em São Paulo com mais de 250.000 habitantes.

Contratar um serviço de digitalização e automação que garanta transparência e qualidade é indispensável para ter mais segurança e competência. Conheça os serviços da OM30 e faça parte dessa transformação!