Negligenciar a guarda de documentos pode ser um problema para as prefeituras

A necessidade da implantação uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED) surgiu a partir da Lei de Acesso à Informação (LAI) que regulamenta como os governantes devem disponibilizar os dados públicos para os cidadãos que desejem consultá-los. As informações devem estar disponíveis na forma ativa e passiva. A forma ativa é menos conhecida, mas é de extrema importância, pois prevê que parte das informações deve estar disponível para o público geral através da internet mesmo sem ser solicitada. A segunda forma é mais conhecida pela população, e se refere às informações solicitadas que são entregues através de uma chave de acesso, caso o documento já esteja digitalizado.

Por norma, a quantidade de documentos disponíveis para acesso geral varia de acordo com a população de cada município. Cidades com menos de 10 mil habitantes, por exemplo, são liberados da obrigatoriedade de disponibilizar documentos na internet. Dos demais municípios, que precisam se adequar à lei, muitos ainda não possuem sua documentação regularizada e organizada. Além de impossibilitar o cumprimento da lei, isso faz com esses municípios estejam atrasados em relação às políticas de transparência pública.

Neste sentido, é importante lembrar a necessidade de também cumprir a Medida Provisória nº 2.200/2001 – primeira iniciativa governamental concreta criada para regulamentar o documento eletrônico no país – que instituiu o uso do certificado digital para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, e do desafio da adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regula as atividades de tratamento de dados pessoais. As sanções para o descumprimento das leis citadas podem trazer uma série de consequências como advertência, suspensão parcial ou total das atividades, multas altíssimas (o descumprimento de certas normas da LGPD, por exemplo, pode chegar a R$50 milhões) e até mesmo a rescisão do vínculo com o poder público.

Por: OM30 (Amaury Carvalho, Aline Cristina e Janaína Lopes)