Você já parou para pensar se as nossas atividades domésticas e profissionais, como enviar mensagens, usar o elevador, executar tarefas no computador etc. não fossem automatizadas? Seria um verdadeiro desafio cumpri-las e ainda manter a produtividade alta, não é mesmo?

Quando pensamos no termo automatização, costumamos associá-lo a robôs ultra inteligentes, máquinas futurísticas e outros grandes e complexos projetos de robótica, mas a verdade é que existem diversas tecnologias, até mesmo consideradas simples, que têm a finalidade de automatizar qualquer tipo de processo, independente do segmento.

Para você ter uma ideia, hoje em dia, cada vez mais gestores têm olhado para a automatização de processos como uma estratégia viável para evitar erros, aumentar a produtividade e otimizar tarefas, que antes eram morosas e repetitivas por serem realizadas de forma manual.

Exemplo desse desenvolvimento é o estudo Top Strategic Technology Trends for 2022: Hyperautomation realizado pela Gartner, que revela o comprometimento das empresas com essas mudanças. Progressivamente, as organizações estão investindo na Hiperautomação, que é a junção de tecnologias de Inteligência Artificial e Machine Learning (Aprendizado da Máquina) na automação de processos. 

Aproximadamente 65% das empresas entrevistadas pretendem aumentar o ritmo da digitalização nos próximos anos e 56% já possuem quatro ou mais iniciativas em andamento. 

Este último levantamento só reforça os dados de 2021 da própria Gartner, que na época afirmou que 80% dos líderes planejavam aumentar o investimento em automatização digital nos próximos anos. E você, faz parte de qual grupo?

Por que apostar na Automatização de Processos

Como falamos, é uma estratégia inteligente para aumentar a produtividade e evitar erros nos processos, mas também é uma forma das organizações, inclusive públicas, mudarem seu foco, eliminar de vez tarefas manuais e criar fluxos de trabalho mais eficientes e refinados, capazes de agregar valor a todos os envolvidos, o que inclui gestores e munícipes. 

Ao optar por sistemas informatizados, é possível melhorar em tempo real o controle de todas as atividades; a integração de processos, funcionários e população; a gestão de fornecedores, estoques etc. e a organização de documentos, até mesmo físicos, em ambiente digital. 

Para você entender melhor, abaixo listamos e detalhamos as principais vantagens de automatizar as atividades relacionadas à Gestão Pública. Confira:

1.     Reduz Custos

Processos feitos manualmente, além de demandarem mais tempo, dificultam o monitoramento da execução, fazendo com que muitos gargalos não sejam identificados e que certos recursos sejam desperdiçados. Com a automatização é possível mapear todos esses “furos”, bem como gerenciar melhor os contratos com fornecedores, o que dá a possibilidade de renegociar os termos de maneira favorável e reduzir significativamente os custos. 

2.     Otimiza as Operações

Com sistemas automatizados, as tarefas fixas são realizadas com mais consistência, especialmente se as ferramentas para isso estão em plataformas online. Isso permite ao gestor obter mais qualidade nas operações, melhorar a comunicação e aumentar a visibilidade e eficiência no gerenciamento dos processos. 

3.     Melhora a Experiência dos Munícipes 

Por conectar todos os pontos que falamos anteriormente e assim garantir mais eficiência, confiança e assertividade aos processos, consequentemente a automatização beneficia de ponta a ponta, o que inclui a população, que passa a ter mais qualidade no processo de integração e atendimento.

4.     Promove Transparência

Esse é um dos pilares da democracia e legitimidade de um governo, mas como depende do livre acesso da população aos arquivos da administração, a transparência acaba sendo dificultada quando os documentos são em papel, devido à quantidade e acessibilidade. Desta forma, organizar e armazenar digitalmente as informações da gestão pública é imprescindível para conquistar a confiança dos munícipes, cumprir a legislação e, por consequência, melhorar os índices de satisfação.

5.     Potencializa a Escalabilidade

À medida que o município se desenvolve, a demanda de trabalho também aumenta. Ao automatizar processos, esse crescimento pode ser melhor absorvido no escopo, tornando o trabalho de gestão pública mais fácil, eficiente e seguro. Assim é possível promover mais desempenho de escalabilidade.

6.     Colabora com a Sustentabilidade

A gestão sem papel além de ser mais prática, também tem um apelo ambiental muito forte. Registros de ações da secretaria, notas de licitação, atendimento emergencial ao cidadão entre outras atividades ficam a um clique da ferramenta de busca dos sistemas da informação. O tempo que era perdido em arquivamento, organização e busca de documentos físicos, por exemplo, é convertido em produtividade, economia de recursos públicos e sustentabilidade!

O que você precisa considerar antes

Se você chegou até aqui, provavelmente pôde notar o quanto a automatização de processos faz parte da transformação digital pela qual empresas e instituições públicas estão passando ou precisam passar para se manterem mais ativas e eficientes. 

No entanto, para realmente usufruir dos benefícios proporcionados por essa mudança, é necessário alinhar todos os envolvidos a um mesmo objetivo. Isso assegura a inteligência e eficiência do fluxo de trabalho, por isso a opção de automatização individualizada de cada setor deve ser evitada, pois gera mais gastos com a duplicação de dados, desperdício de tempo com conversões e erros humanos na hora de transcrever informações.

Para isso, o indicado é analisar minuciosamente os sistemas de automatização, entender como o trabalho de gestão pública pode se desenvolver com a ajuda dessas tecnologias e optar por softwares, por exemplo, que sejam específicos e atendam às necessidades do setor de ponta a ponta.

Com todos esses pontos definidos, o aumento da produtividade acontece naturalmente, assim como a satisfação da população atendida e dos profissionais envolvidos nos processos.

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