Muito se fala sobre produtividade no ambiente de trabalho, mas poucos se lembram por que uma gestão documental eficaz é determinante nesse processo. Dentro da administração pública existem tantos assuntos importantes e questões mais urgentes que esse é um assunto que pode acabar passando batido. Contudo, é fato que o segredo de uma operação organizada também está diretamente ligado à forma como os gestores lidam com o fluxo de documentos.

Diversos estudos relacionados ao assunto já comprovaram que uma gestão documental ruim prejudica a produtividade. Para se ter uma ideia, um levantamento da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) aponta que um gestor gasta, em média, quatro semanas inteiras procurando por informações ao longo do ano. Esse é um problema comum devido à alta demanda de documentos, que no setor público se agrava ainda mais por ser uma situação diária.

Com tantos documentos entrando e saindo dos mais diversos departamentos municipais, é necessário adotar uma boa estratégia de organização, e é aqui que entra a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), uma técnica essencial para a gestão pública municipal de documentos.

Organizando documentos de forma estratégica

Como falamos, os órgãos públicos recebem uma grande quantidade de documentos diariamente e a tendência é que todos sejam acumulados em um arquivo praticamente sem fim, o que dificulta na hora de encontrar informações específicas e atrapalha todo o processo de gestão. 

Cada documento possui um prazo de validade próprio que pode mudar com o passar do tempo, então o que é importante hoje pode não ter a mesma relevância daqui algumas semanas. A maior dificuldade da gestão nesse aspecto é, justamente, conseguir definir quais documentos podem ser descartados e quais devem ser arquivados, pois o excesso de papelada acaba tirando o foco desses detalhes.

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) tem essa finalidade: definir o valor de um documento a longo prazo. Através dessa estratégia, é possível decidir o destino de diversos arquivos assim que eles chegarem aos seus devidos departamentos, pois imediatamente é determinado qual será o prazo de sua relevância.

Sendo assim, ao montar essa tabela (que deve incluir todos os dados mais importantes a respeito de cada documento individualmente), os gestores conseguem saber o que deve ser armazenado nos arquivos municipais e o que pode ser descartado sem gerar nenhum dano no futuro.

Como a tabela beneficia a gestão pública?

Com a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é possível fazer uma verdadeira limpeza em todos os arquivos da gestão pública. Muitos documentos são armazenados de forma desnecessária, pois não possuem mais valor momentâneo nem histórico, desta forma a metodologia permite definir o que deve ficar e o que passará pelo expurgo, como é chamado o descarte de papelada irrelevante.

Além disso, os colaboradores conseguirão localizar documentos importantes com muito mais rapidez, consequentemente melhorando sua produtividade. Isso também desempenha um papel crucial em processos burocráticos, que serão otimizados por meio de uma boa gestão documental. Todos os setores e etapas da administração serão beneficiados.

Para garantir resultados ainda mais eficazes, é imprescindível contar com um software de gestão. O DOC+ Simples da OM30 é uma solução que foi projetada pensando em tudo isso, já garantindo a aplicação da Tabela de Temporalidade e permitindo que todos possam consultar qualquer documento através do sistema, sem a necessidade de procurar por arquivos físicos.

Ao combinar todos esses recursos, toda a gestão municipal pode ser aprimorada e elevada a um novo patamar! Acesse nosso site e saiba mais sobre o DOC+ Simples!