Um dos principais desafios enfrentados pelos gestores municipais está relacionado ao controle de fluxo e julgamento de valor de documentos. A prefeitura precisa lidar com uma quantidade praticamente interminável de papelada todos os dias, sendo algumas de extrema importância e outras com um prazo de validade bem curto. Devido ao excesso, acaba sendo difícil dar toda a atenção que esse tipo de tarefa exige.

A consequência disso são arquivos cada vez mais abarrotados, o que por sua vez dificulta na hora de encontrar documentos realmente importantes, impactando negativamente a população. 

Assim como previsto pela Lei de Acesso à Informação, todo munícipe tem o direito de conferir documentos públicos. Então, garantir uma gestão documental de qualidade é indispensável tanto para o sucesso da operação interna quanto do ponto de vista legal.

Para isso, existe uma estratégia ideal chamada de Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) que pode ajudar nessa tarefa. Neste artigo explicaremos o que é e como ela pode ser aplicada na gestão pública municipal. Confira!

O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)?

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é uma metodologia utilizada para determinar o ciclo de vida dos documentos, ou seja, qual seu valor a longo prazo. É um processo que costuma ser realizado com todos os setores da gestão e adotando diferentes critérios, de acordo com o que for mais conveniente para os administradores.

Tudo começa com um Plano de Classificação, uma técnica que categoriza documentos a partir de diversos fatores. Geralmente, isso costuma ser feito entre três esferas: estrutural (de acordo com a origem do documento, dentro do órgão público), por assunto (de acordo com as informações contidas na documentação) ou funcional (de acordo com as atividades do órgão).

Uma vez categorizados, a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)  é finalmente aplicada, mas antes de tudo, é importante conhecer quais são as três principais etapas do ciclo de vida de um documento, lembrando que cada um se aplica a uma categoria (com a possibilidade de mudar com o passar do tempo). São elas:

• Corrente: quando o documento é importante e precisa ser checado com frequência.
•   Intermediária: documentos que ainda são importantes, mas já podem ser arquivados.
•       Permanente: documentos com valor histórico que não são mais consultados, mas devem permanecer armazenados.

Qualquer documentação que não se encaixar em nenhuma dessas fases pode ser descartada através do expurgo, uma forma de eliminar o que não é mais útil e manter somente o essencial. A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é um tipo de planilha que ajuda a enxergar todas essas informações de uma forma mais simples, definindo um destino para a papelada assim que ela chega ao escritório.

Como aplicar na gestão pública?

Para garantir máxima eficiência na gestão documental de um órgão público, é essencial contar com ferramentas tecnológicas para auxiliar nesse processo. É aqui que entra o DOC+ Simples da OM30, solução desenvolvida especificamente para esta finalidade.

O DOC+ Simples proporciona todos os recursos necessários para solucionar as maiores carências da gestão documental em um só lugar. Ele permite digitalizar documentos antigos e armazená-los de forma permanente no sistema, todos com suas devidas categorias para facilitar nos mecanismos de busca. 

Além de tornar a pesquisa mais prática tanto para colaboradores quanto para munícipes (que possuem seu portal de acesso próprio), o software também facilita a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), permitindo que os novos documentos adicionados sejam enviados instantaneamente para suas respectivas categorias. Esse processo faz toda a diferença em termos de produtividade, garantindo uma operação muito mais eficiente nos serviços de gestão.

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