Vivemos em um mundo cada vez mais automatizado pelas tecnologias dominantes do momento. É fato que elas existem para facilitar processos e tornar a vida de todos mais confortável, então é praticamente inevitável garantir um progresso realmente transformador sem a ajuda desses recursos – e isso se aplica em qualquer situação. Na gestão pública municipal não poderia ser diferente, pois os avanços tecnológicos já se provaram mais que eficazes em diversos aspectos relacionados.

A digitalização de processos não é apenas o futuro da gestão municipal, mas também é o presente! Tudo isso já está acontecendo e os municípios que vêm aderindo a tais mudanças apresentam transformações em um ritmo impressionante. Abaixo listamos alguns dos principais benefícios da digitalização de processos e como tudo isso pode transformar a realidade do seu município. Confira:

1. Agilidade na troca de informações

Na gestão pública municipal, o fluxo de dados é imenso e constante, então o excesso de informações faz parte do cotidiano dos gestores. Trocar essas informações de uma forma rápida e fácil deve ser algo rotineiro entre diferentes equipes e departamentos, pois esse é um requisito fundamental para qualquer administração impecável.

Quando a comunicação falha, todos são prejudicados. A tecnologia ajuda a concentrar todas as informações mais importantes em um único lugar, facilitando sua análise e também o compartilhamento entre todos os envolvidos. 

2. Mais transparência

A transparência com a população é uma das principais virtudes de um município evoluído, pois os cidadãos têm o direito de estarem informados e acompanharem de perto o progresso da cidade em que vivem. Através de plataformas próprias e redes sociais, a tecnologia cria essa ponte entre o gestor e o cidadão, o que é benéfico para ambos os lados.

Para a gestão, saber a opinião do público é essencial para o planejamento e a tomada de decisões. Através do engajamento, é possível entender melhor o que é mais valorizado pela população.

3. Redução de custos e sustentabilidade

O tempo já provou que ser sustentável também é ser econômico. O município que adota tecnologias para controlar melhor seus processos tem tudo que precisa para saber onde economizar recursos, garantindo uma operação mais consciente em relação ao meio ambiente. É melhor para o bolso e para o planeta, então todos saem ganhando!

4. Proteção de dados

Devido à tamanha exposição e vulnerabilidade do ambiente digital, proteger seus dados é uma etapa essencial de qualquer gestão. Isso não inclui somente informações internas, mas também os dados pessoais de cada cidadão que está registrado nos diversos sistemas públicos, algo que inclusive é previsto pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Utilizando as ferramentas tecnológicas certas, é possível garantir todos os demais itens citados neste artigo e ainda a proteção necessária com criptografia de ponta, reduzindo quaisquer riscos de vazamentos em casos de ataques de cibercriminosos.

5. Organização de documentos

Como citado no primeiro tópico, o fluxo de dados dentro da gestão pública é constante, o que gera uma quantidade muito grande de papelada e documentação. A organização desses documentos é indispensável para todos os aspectos da administração municipal e, com ajuda da tecnologia, é possível resolver isso da forma mais prática possível.

Ao digitalizar os documentos, o gestor consegue localizar tudo através de categorias, datas e outras informações específicas. A tecnologia é a chave para a organização!

6. Auditoria documental

Para garantir uma boa organização de documentos, muitas vezes é necessário contar com um suporte dedicado exclusivamente a isso, o que chamamos de auditoria documental. Esse é um dos diferenciais da OM30, que busca solucionar todos esses problemas de uma única vez: nós recebemos os documentos, organizamos, digitalizamos e registramos tudo nos nossos sistemas, já com suas devidas categorias.

Depois, é só o gestor ou qualquer colaborador consultar o que quiser remotamente, o que certamente agiliza muito o fluxo de trabalho e, consequentemente, a produtividade. Além disso, a OM30 também trabalha com soluções que digitalizam processos relacionados a todas as demais questões citadas neste artigo. 

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